ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Los proyectos se utilizan con mucha frecuencia para el desarrollo de nuevos productos, en la construcción y para otras actividades únicas. Debido a esto, la administración de un proyecto es bastante diferente a la de una operación continua. Aunque en los proyectos existen muchas decisiones que se difiere de las operaciones continuas, los proyectos incluyen una amplia gama de actividades de manufactura y servicio.
En los proyectos generalmente existen tres tipo de objetivos diferenciados: costos, programas y desempeño.
1. El costo del proyecto: Es la suma de los costos directos e indirectos que se le asignan a este.
2. El programa del proyecto: Se deben establecer una fecha de inicio y de terminación para el proyecto por medio de la mención de sus actividades.
3. El desempeño: Es decir las características de desempeño del producto o servicio que produce el proyecto.
Una secuencia lógica en la toma de decisiones administrativas para todos los proyectos es planeación, programación y control.
1. Planeación: se refiere a aquellas decisiones necesarias al comenzar un proyecto, que establecen su carácter y dirección generales.
Identificar el cliente del proyecto.
Fases de la Administración de Proyectos
El esfuerzo principal en la administración de un proyecto tiene que estar centrado en establecer un plan de línea base, que proporcione un plan de ruta para indicar cómo se lograra el alcance del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Este esfuerzo de planeación incluye las siguientes fases: 1. Definir con claridad el objetivo del proyecto. La definición tiene que ser aceptada por el cliente y la persona o la organización que realizara el proyecto.
2. Dividir y subdividir el alcance del proyecto en "piezas " importantes, o paquetes de trabajo. Aunque los proyectos trascendentes quizá parezcan abrumadores cuando se contemplan como un conjunto, una forma de resolverlos es dividirlos en partes. Una estructura de división del trabajo es un árbol jerárquico de elementos o partidas de trabajo, logradas o producidas por el equipo del proyecto durante el proyecto. Por lo general la estructura de división del trabajo identifica a la organización o a la persona que tiene la responsabilidad de cada paquete de trabajo.
3. Definir las actividades específicas que son necesarias de realizar para cada paquete de trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto.
4. Presentar gráficamente las actividades bajo la forma de un diagrama de red. Este diagrama muestra el orden necesario y las interdependencias de las actividades para lograr el objetivo del proyecto.
5. Hacer un estimado de tiempo de la duración que tendrá que completar cada actividad. También es necesario determinar qué tipos de recursos y cuánto de cada recurso se necesita para terminar cada actividad dentro de la duración estimada.
6. Hacer un estimado de costos para cada actividad. El costo se basa en los tipos y cantidades de recursos necesarios para cada actividad.
7. Calcular el programa y el presupuesto de un proyecto, para determinar si el mismo se puede terminar dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados y con los recursos disponibles. Si no es así, se tienen que hacer ajustes al alcance del proyecto, a los tiempos estimados de las actividades, o a las asignaciones de recursos hasta que se pueda establecer un plan de línea base alcanzable y realista
La planeacion determina ¿qué se necesita hacer?, ¿quién lo hará?, ¿cuánto tiempo se necesitará? y ¿cuánto costará?. El resultado de este esfuerzo es un plan de línea base. El tomar el tiempo necesario para desarrollar un plan bien pensado es crítico para el logro exitoso de cualquier proyecto. Muchos proyectos han excedido sus presupuestos, incumplido sus fechas de terminación o han cumplidos sus requisitos sólo en forma parcial, debido a no contar con un plan de línea base viable antes de que se iniciara el proyecto. Una vez que se ha establecido un plan de línea base, se tiene que poner en práctica. Esto incluye realizar el trabajo de acuerdo al plan y controlar el trabajo en forma tal, que el alcance del presupuesto se logre dentro del presupuesto y el programa, a satisfacción del cliente. Una vez que se inicia el proyecto es necesario supervisar el avance, para asegurar que todo vaya de acuerdo al plan. En esta etapa, el proceso de administración del proyecto incluye medir la evolución real y compararlo con el planeado. Para medir el progreso real es importante estar informado de cuáles actividades se han iniciado realmente y/o terminado, cuándo se iniciaron y/o terminaron y cuánto dinero se ha gastado o comprometido. Si durante algún momento del proyecto, la comparación del progreso real con el planeado revela que el proyecto está atrasado, que ha excedido el presupuesto, o que no cumple con las especificaciones técnicas, se tiene que llevar a cabo una acción correctiva, para hacer que el proyecto vuelva a estar dentro de las especificaciones.
Antes de que se tome una decisión para poner en práctica una acción correctiva, quizá sea necesario evaluar varias acciones alternativas, para asegurarse de que la acción correctiva hará que de nuevo el proyecto esté dentro del alcance, el tiempo y las limitaciones del presupuesto del objetivo. Por ejemplo, hay que estar conscientes de que añadir recursos para compensar el tiempo y volver a estar dentro del programa, quizá dé como resultado excederse del presupuesto planeado. Si un proyecto queda demasiado fuera de control, quizá sea difícil lograr el objetivo del proyecto sin sacrificar el alcance, el presupuesto, el programa o la calidad.La clave para el control efectivo del proyecto es medir el progreso real y compararlo con el planeado sobre una base oportuna y periódica y, si es necesario, realizar la acción correctiva de inmediato. El confiar que un problema desaparecerá sin la intervención correctiva es de ingenuos. Con base en el avance real es posible pronosticar un programa y un presupuesto para la terminación del proyecto. Si estos parámetros se encuentran más allá de los límites del objetivo del proyecto, de inmediato se deben poner en práctica las acciones correctivas necesarias.
Los proyectos se utilizan con mucha frecuencia para el desarrollo de nuevos productos, en la construcción y para otras actividades únicas. Debido a esto, la administración de un proyecto es bastante diferente a la de una operación continua. Aunque en los proyectos existen muchas decisiones que se difiere de las operaciones continuas, los proyectos incluyen una amplia gama de actividades de manufactura y servicio.
En los proyectos generalmente existen tres tipo de objetivos diferenciados: costos, programas y desempeño.
1. El costo del proyecto: Es la suma de los costos directos e indirectos que se le asignan a este.
2. El programa del proyecto: Se deben establecer una fecha de inicio y de terminación para el proyecto por medio de la mención de sus actividades.
3. El desempeño: Es decir las características de desempeño del producto o servicio que produce el proyecto.
Una secuencia lógica en la toma de decisiones administrativas para todos los proyectos es planeación, programación y control.
1. Planeación: se refiere a aquellas decisiones necesarias al comenzar un proyecto, que establecen su carácter y dirección generales.
Identificar el cliente del proyecto.
- Establecer el producto o servicio final.
- Fijar los objetivos del proyecto.
- Calcular los recursos totales y el tiempo necesario.
- Decidir sobre la forma de organización del proyecto.
- Hacer citas personales clave.
- Definir las principales tareas necesarias.
- Establecer un presupuesto.
- Desarrollar una estructura detallada de las partes del trabajo.
- Estimar el tiempo necesario para cada tarea.
- Fijar la secuencia de las tareas en orden adecuado.
- Desarrollar un tiempo de inicio/alto para cada tarea.
- Elaborar un presupuesto detallado para cada tarea.
- Asignar personas a las tareas.
- Monitorear el tiempo, el costo y el desempeño real.
- Comparar cifras planeadas con las reales.
- Determinar si se necesitan acciones correctivas.
- Evaluar acciones correctivas alternativas.
- Tomar las acciones correctivas adecuadas.
Fases de la Administración de Proyectos
El esfuerzo principal en la administración de un proyecto tiene que estar centrado en establecer un plan de línea base, que proporcione un plan de ruta para indicar cómo se lograra el alcance del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Este esfuerzo de planeación incluye las siguientes fases: 1. Definir con claridad el objetivo del proyecto. La definición tiene que ser aceptada por el cliente y la persona o la organización que realizara el proyecto.
2. Dividir y subdividir el alcance del proyecto en "piezas " importantes, o paquetes de trabajo. Aunque los proyectos trascendentes quizá parezcan abrumadores cuando se contemplan como un conjunto, una forma de resolverlos es dividirlos en partes. Una estructura de división del trabajo es un árbol jerárquico de elementos o partidas de trabajo, logradas o producidas por el equipo del proyecto durante el proyecto. Por lo general la estructura de división del trabajo identifica a la organización o a la persona que tiene la responsabilidad de cada paquete de trabajo.
3. Definir las actividades específicas que son necesarias de realizar para cada paquete de trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto.
4. Presentar gráficamente las actividades bajo la forma de un diagrama de red. Este diagrama muestra el orden necesario y las interdependencias de las actividades para lograr el objetivo del proyecto.
5. Hacer un estimado de tiempo de la duración que tendrá que completar cada actividad. También es necesario determinar qué tipos de recursos y cuánto de cada recurso se necesita para terminar cada actividad dentro de la duración estimada.
6. Hacer un estimado de costos para cada actividad. El costo se basa en los tipos y cantidades de recursos necesarios para cada actividad.
7. Calcular el programa y el presupuesto de un proyecto, para determinar si el mismo se puede terminar dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados y con los recursos disponibles. Si no es así, se tienen que hacer ajustes al alcance del proyecto, a los tiempos estimados de las actividades, o a las asignaciones de recursos hasta que se pueda establecer un plan de línea base alcanzable y realista
La planeacion determina ¿qué se necesita hacer?, ¿quién lo hará?, ¿cuánto tiempo se necesitará? y ¿cuánto costará?. El resultado de este esfuerzo es un plan de línea base. El tomar el tiempo necesario para desarrollar un plan bien pensado es crítico para el logro exitoso de cualquier proyecto. Muchos proyectos han excedido sus presupuestos, incumplido sus fechas de terminación o han cumplidos sus requisitos sólo en forma parcial, debido a no contar con un plan de línea base viable antes de que se iniciara el proyecto. Una vez que se ha establecido un plan de línea base, se tiene que poner en práctica. Esto incluye realizar el trabajo de acuerdo al plan y controlar el trabajo en forma tal, que el alcance del presupuesto se logre dentro del presupuesto y el programa, a satisfacción del cliente. Una vez que se inicia el proyecto es necesario supervisar el avance, para asegurar que todo vaya de acuerdo al plan. En esta etapa, el proceso de administración del proyecto incluye medir la evolución real y compararlo con el planeado. Para medir el progreso real es importante estar informado de cuáles actividades se han iniciado realmente y/o terminado, cuándo se iniciaron y/o terminaron y cuánto dinero se ha gastado o comprometido. Si durante algún momento del proyecto, la comparación del progreso real con el planeado revela que el proyecto está atrasado, que ha excedido el presupuesto, o que no cumple con las especificaciones técnicas, se tiene que llevar a cabo una acción correctiva, para hacer que el proyecto vuelva a estar dentro de las especificaciones.
Antes de que se tome una decisión para poner en práctica una acción correctiva, quizá sea necesario evaluar varias acciones alternativas, para asegurarse de que la acción correctiva hará que de nuevo el proyecto esté dentro del alcance, el tiempo y las limitaciones del presupuesto del objetivo. Por ejemplo, hay que estar conscientes de que añadir recursos para compensar el tiempo y volver a estar dentro del programa, quizá dé como resultado excederse del presupuesto planeado. Si un proyecto queda demasiado fuera de control, quizá sea difícil lograr el objetivo del proyecto sin sacrificar el alcance, el presupuesto, el programa o la calidad.La clave para el control efectivo del proyecto es medir el progreso real y compararlo con el planeado sobre una base oportuna y periódica y, si es necesario, realizar la acción correctiva de inmediato. El confiar que un problema desaparecerá sin la intervención correctiva es de ingenuos. Con base en el avance real es posible pronosticar un programa y un presupuesto para la terminación del proyecto. Si estos parámetros se encuentran más allá de los límites del objetivo del proyecto, de inmediato se deben poner en práctica las acciones correctivas necesarias.